Inventario con códigos de barras y QR: etiquetado y escaneo con el celular

La diferencia entre un inventario que toma tres meses y uno que toma tres semanas casi nunca está en el sistema: está en las etiquetas. Un bien bien rotulado se verifica en segundos; uno con la etiqueta borrada obliga a buscar la serie, cotejar el modelo y preguntar a quién se lo asignaron.

Código de barras o QR: cuál usar

Los dos funcionan y conviene imprimir ambos en la misma etiqueta:

Código de barras: el estándar de toda la vida, rápido de leer y compatible con las pistolas lectoras que muchas entidades ya tienen.
Código QR: guarda más información, se lee desde cualquier ángulo y sigue funcionando aunque se dañe una parte de la etiqueta. Cualquier celular lo lee.

Qué debe llevar impresa la etiqueta

El código patrimonial en números, legible a simple vista.
El código de barras y el QR.
El nombre o siglas de la entidad.
Opcionalmente, una descripción corta del bien.

El dato en números importa: cuando la etiqueta se raye o el lector falle, alguien tendrá que leerla con los ojos.

El material sí importa

Una etiqueta de papel común pegada a un escritorio dura hasta la primera limpieza. Para bienes que permanecen años conviene material sintético o de poliéster, con adhesivo permanente, y protegerlas del roce en bienes muy manipulados. La diferencia de costo es mínima comparada con volver a rotular todo el universo el próximo año.

Escanear con el celular en vez de digitar

Con una app en el celular, el personal de campo se para frente al bien, escanea la etiqueta, y en pantalla aparece de inmediato la ficha: descripción, ubicación registrada, responsable y estado. Solo confirma o corrige lo que cambió.

Esto elimina de un golpe la digitación posterior, que es donde nacen la mayoría de las diferencias falsas del inventario. Y permite algo que en papel es imposible: ver el avance en tiempo real, ambiente por ambiente.

El detalle que decide en la práctica

En los muebles suele haber varias etiquetas juntas: la del bien, la del mueble que lo contiene, a veces una etiqueta antigua sin retirar. Si el escáner lee la primera que encuentra, registra el bien equivocado. Por eso importa que la app permita apuntar a un código concreto en lugar de leer lo primero que aparece.

El otro detalle son las etiquetas antiguas: si el sistema no guarda el código de barras anterior de cada bien, todo lo rotulado con el formato viejo queda invisible al escanear.

Cómo lo hace JKC Inventario

La app Android de JKC Inventario muestra un marco verde sobre la cámara y lee únicamente el código que quede encuadrado, para que el personal elija qué etiqueta escanear cuando hay varias juntas. Además conserva el código de barras anterior de cada bien y encuentra el bien aunque el código tenga ceros o espacios de más.

Las etiquetas se imprimen desde el propio sistema, con código de barras y QR, y con vista previa antes de mandar a la impresora.