Software para inventario físico SIGA-MEF: qué debe tener y cómo elegirlo

Buscar un software para inventario físico SIGA-MEF suele empezar por el mismo motivo: el inventario anual se hizo en hojas de cálculo, tomó tres meses, y al final las diferencias con contabilidad no se pudieron explicar.

Esta página resume qué debe cumplir una herramienta para esta tarea concreta, para que la evalúes con criterio y no por el folleto.

Lo que debe resolver, sí o sí

1. Trabajar con la estructura del SIGA

Un sistema genérico de activos fijos no sirve tal cual. Debe manejar el código patrimonial, el catálogo de bienes, la ejecutora y el año de ejercicio, el centro de costo y el responsable. Si obliga a inventar una codificación paralela, el problema se traslada en vez de resolverse.

2. Importar el padrón sin pelear con los códigos

La carga inicial debe tolerar lo que realmente traen los archivos: ceros a la izquierda, espacios de más, códigos escritos de dos formas distintas. Si la importación exige datos perfectos, el trabajo se hace igual, solo que a mano.

3. Escanear en campo, no digitar en oficina

La verificación debe hacerse frente al bien, leyendo su etiqueta con el celular. Esto elimina la transcripción, que es donde nacen la mayoría de las diferencias falsas. Un punto que casi nadie evalúa y que en la práctica decide todo: cómo se comporta el escáner cuando hay varias etiquetas juntas en un mismo mueble.

4. Reconocer las etiquetas antiguas

Casi ninguna entidad empieza de cero. Si el sistema no guarda el código de barras anterior, todos los bienes rotulados con el formato viejo quedan invisibles al escanear, y hay que reetiquetar el universo completo antes de empezar.

5. Imprimir las etiquetas

Código de barras y QR, en el formato de la impresora que ya tiene la entidad, con vista previa antes de gastar rollos de etiquetas.

6. Conciliar con contabilidad

Debe cruzar el padrón patrimonial con la información contable y mostrar las diferencias clasificadas, no una lista plana. Es lo que se revisa en la conciliación del inventario físico.

7. Reportes que sirvan para el expediente

Listados por ambiente y por responsable, verificados, sobrantes y faltantes, y exportación a Excel y PDF para armar el informe final.

Preguntas para hacerle a cualquier proveedor

• ¿Funciona si el celular pierde señal en un sótano o en un almacén?
• ¿Qué pasa con los bienes cuya etiqueta ya no se lee?
• ¿Maneja varias ejecutoras y varios años al mismo tiempo?
• ¿Cada entidad tiene su información separada de las demás?
• ¿Quién hace la carga inicial del padrón y cuánto demora?
• ¿Qué pasa con mis datos si dejo de usar el sistema?

Qué ofrece JKC Inventario

• App Android para escanear en campo, con un marco de puntería que lee solo la etiqueta encuadrada, útil cuando hay varios códigos juntos.
• Código de barras anterior conservado por bien: las etiquetas antiguas siguen sirviendo.
• Búsqueda tolerante: encuentra el bien aunque el código tenga ceros o espacios de más.
• Impresión de etiquetas con código de barras y QR, con vista previa.
• Importación del padrón patrimonial y de la información contable para el cruce.
• Varias ejecutoras y ejercicios, con la información de cada entidad en su propia base de datos.
• Tablero de avance del inventario mientras se ejecuta.
• Reportes y exportación a Excel y PDF.

Solicita una demostración y lo vemos con tus propios datos.

Antes de decidir, puede servirte la guía del inventario físico patrimonial y cómo trabajar el módulo de patrimonio del SIGA-MEF.