Inventario físico SIGA-MEF: cómo trabajar el módulo de patrimonio

El SIGA-MEF es el Sistema Integrado de Gestión Administrativa que utilizan las entidades públicas del Perú, y su módulo de patrimonio es donde vive el registro de los bienes muebles: qué bien es, cuánto costó, dónde está y quién responde por él.

Cuando llega la toma de inventario, ese módulo es el punto de partida y también el punto de llegada. De ahí sale el listado contra el cual se verifica en campo, y ahí deben reflejarse los resultados.

Qué datos maneja el módulo de patrimonio

Para el inventario patrimonial SIGA-MEF los campos que más importan son:

Código patrimonial: el identificador del bien según el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.
Código de barras o código interno: el que va impreso en la etiqueta pegada al bien.
Descripción, marca, modelo y serie: lo que permite distinguir dos bienes idénticos.
Ubicación física: sede, centro de costo y ambiente.
Responsable: el trabajador que tiene el bien asignado.
Estado de conservación y condición del bien.
Valor de adquisición y depreciación, que son los que conectan con contabilidad.

El flujo de trabajo típico

Extraer el padrón del SIGA. Se obtiene el listado de bienes por ejecutora y año, que será la base de la verificación.
Etiquetar lo que haga falta. Los bienes sin etiqueta o con etiqueta ilegible se vuelven a rotular antes de salir a campo.
Levantar la información en campo. Se recorre cada ambiente verificando bien por bien.
Procesar los resultados. Se separan verificados, sobrantes y faltantes.
Actualizar el registro. Se cargan los cambios de ubicación y responsable, las altas de sobrantes y el estado de conservación.
Conciliar con contabilidad y emitir el informe final.

Los tropiezos más comunes

Códigos que no coinciden por un detalle

Es el problema número uno. El mismo bien aparece como 0088771 en un lado y 88771 en otro, o arrastra espacios en blanco. Al cruzar los archivos, el sistema los toma como bienes distintos y el inventario nace con diferencias que en realidad no existen.

Bienes con etiqueta antigua

Muchas entidades cambiaron de sistema o de formato de etiqueta a lo largo de los años. En los estantes conviven etiquetas viejas y nuevas, y el personal de campo no sabe cuál leer. Si el sistema no guarda el código de barras anterior, esos bienes no aparecen al escanear.

Levantar en papel y digitar después

No solo duplica el trabajo: introduce errores justo en el dato más sensible, que es el código del bien.

Movimientos durante la toma

Si mientras se inventaría se siguen trasladando bienes entre oficinas sin registrarlo, el resultado queda desfasado desde el primer día.

Buenas prácticas

Congelar los movimientos patrimoniales durante la toma, o registrarlos con acta.
Escanear la etiqueta en lugar de digitar el código.
Conservar el código de barras anterior de cada bien, para que las etiquetas antiguas sigan sirviendo.
Conciliar con contabilidad en paralelo, no al final.
Cerrar cada ambiente con un acta firmada por el responsable.

Cómo ayuda JKC Inventario

JKC Inventario trabaja sobre la información del SIGA-MEF: importa el padrón de bienes por ejecutora y año, conserva el código de barras anterior de cada bien para que las etiquetas antiguas sigan siendo válidas, e imprime las etiquetas nuevas con código de barras y QR.

En campo, el personal escanea con el celular y la información entra directo al sistema. Al terminar se obtienen los listados de verificados, sobrantes y faltantes, listos para el informe.

Lee también la guía paso a paso del inventario físico patrimonial y qué debe tener un software de inventario para SIGA-MEF.